Каждый пользователь ПК размышлял о том, как лучше организовать личные данные, но вначале стоит разобраться в том, что такое файловая структура компьютера.
Что об этом нужно знать
Файловая система – это способ именования файлов и их логического размещения для хранения и поиска. Без файловой системы хранимая информация не была бы изолирована в отдельные документы, и ее было бы сложно идентифицировать и извлечь.
По мере увеличения емкости информации, организация и доступность отдельных файлов становятся более важной для хранения данных.
Файловая структура – это порядок размещения каталогов и материалов. Файловая система включает в себя файловую структуру.
Файловые конструкции отличаются в разных операционных системах (ОС), таких, как Microsoft Windows, macOS и Linux. Некоторые файловые структуры предназначены для конкретных приложений.
Компьютер под управлением ОС Microsoft Windows организовывает информацию так, как собраны файлы в картотеке. Каждый шкаф имеет несколько ящиков. Каждый ящик содержит папки. Каждая папка содержит важную документацию, которую необходимо сохранить. Строение файловой системы параллельно этому типу организации.
Базовые элементы архитектуры Windows
Логические приводы и ящики. В зависимости от сценария картотеки каждый блок представлен в виде логического диска на компьютере. Например, на логическом диске C обычно находится системная информация. Диск D чаще всего содержит личные сведения пользователя, или данные, которые используются для восстановления компьютера.
Папки. Некоторые общие каталоги, которые по умолчанию входят в среду Windows, включают документы, изображения, музыку, видео и загруженные файлы. Но пользователи редко используют стандартные папки. Они предпочитают создавать собственную иерархию и композицию.
Файлы. Элементы, хранящиеся в каталоге физической картотеки, в компьютере представляются в виде файлов. Файл может быть электронной таблицей, рисунком, музыкой или прикладной программой. Имя в Windows может содержать до 260 символов. Любой документ обычно имеет расширение файла, которое помогает системе понять, что это за тип и как его читать.
Корзина. Когда удаляются данные, они не исчезают окончательно с компьютера. Удаленный файл сначала перемещается в папку корзины, которая обычно находится на рабочем столе.
Как работают файловые структуры
Файловая структура хранит информацию и рассматривается как тип индекса для всех данных, которые содержатся в устройстве хранения. Эти устройства могут включать жесткие диски, оптические приводы и флеш-накопители.
Наряду с элементами, файловые конструкции содержат такую информацию, как размер файла, а также его атрибуты, местоположение и иерархия в каталоге метаданных. Метаданные (это информация, которая описывает другие данные) также могут идентифицировать свободные блоки доступного хранилища на диске и объем доступного пространства.
Перед созданием документов и каталогов на носителе необходимо создать разделы. Раздел – это область жесткого диска или другого хранилища, которой ОС управляет отдельно. Одна основная файловая система содержится в основном разделе, а некоторые ОС допускают создание нескольких разделов на одном диске. В этой ситуации, если одна файловая система будет повреждена, данные в другом разделе будут в безопасности.
Основные правила организации
Что важно знать и понимать:
- Не стоит сохранять данные на рабочем столе. Рабочий стол должен быть чистым и отображать те великолепные обои высокого разрешения, которые на нем находятся. Он должен содержать только корзину для мусора. В некоторых случаях может быть удобным поместить один или два файла на рабочий стол для временного хранения. Если тяжело содержать рабочий стол в чистоте, могут помочь приложения для автоматической очистки. Hazel – приложение для Mac, а для Windows есть DropIt. Пример упорядоченного рабочего стола приведен ниже.
- Стоит ограничить создание папок. Большинство файлов и материалов могут уместиться где-то в иерархии, если хорошо проведена работа над первоначальным планированием. В общем, создавать новые каталоги (особенно верхнего уровня) нужно только в том случае, если ни одна из существующих папок не подходит для хранения новой информации.
- Названия файлов и каталогов должны быть стратегическими. Одна из основных целей организации данных – это «легкий поиск». Ключевой способ сделать это – думать над тем, как правильно назвать папки и документы. Название не должно быть сложным. Бретт Келли любит говорить о концепции именования данных, помня о будущем: «Попытайтесь представить, в каких обстоятельствах может понадобиться файл, и какие слова, скорее всего, будут использованы, при попытке найти его». Таким образом, хорошее имя позволит просмотреть содержимое каталога и сразу увидеть, что представляет собой каждый файл, не открывая его.
Синхронизация данных
Прежде чем начать разбираться в правильной организации каталогов, стоит упомянуть Dropbox и другие подобные сервисы.
Службы синхронизации (в том числе встроенные в macOS и Windows) – это замечательные инструменты для доступа к сведениям с различных устройств. Они также отлично подходят для обмена документами с другими людьми.
Широко используется Dropbox, но многие люди используют iCloud Drive или OneDrive, также популярны Box и Google Drive.
Создание иерархии
Если на компьютере выполняются как рабочие, так и личные задачи, нужно создать две глобальные папки для разделения личных и деловых элементов.
Если пользователь использует Dropbox, это может выглядеть так:
- / Dropbox / Бизнес;
- / Dropbox / Личное.
Нужно соблюдать общее правило при разделении элементов – выбирать архитектуру каталогов, которая соответствует мысленной организации всех сфер жизни. Базовым разделением могут быть: образование, работа, семья, финансы, покупки или транспорт.
За таким принципом стоит создавать композицию папок. Простой пример такой иерархии приведен на рисунке ниже.
Шаблоны папок
Начав анализировать работу с файлами и папками, можно заметить, что есть определенные каталоги, которые используется снова и снова.
К примеру, финансовая документация, данные для работы с клиентами и работы над проектом.
Можно предварительно создать шаблон папки со структурой, которую нужно использовать в будущем. Затем каждый раз, когда наступает новый финансовый период, или приходит новый клиента нужно просто скопировать этот шаблон каталога.
В этом есть два преимущества:
- экономия времени. С помощью нескольких щелчков мыши или нажатий клавиш, создается все дерево папок;
- обеспечение согласованности. Можно быть уверенным, что папки будут названы одинаково каждый раз. И это значительно упростит и ускорит поиск информации.
Для создания шаблонов можно просто создать нужную конструкцию и скопировать ее. Или же использовать такие инструменты, как Keyboard Maestro или Alfred.
Заключение
В статье объясняется разницу между файловой системой и файловой структурой, коротко описывается, как работает архитектура. Кроме того, было представлено советы для создания собственной композиции.
Все перечисленные идеи, могут помочь пользователям настроить эффективную иерархию и легко организовать документы и каталоги.